BAB I
Pendahuluan
Latar Belakang
Komunikasi merupakan suatu bidang yang sangat
penting dalam setiap aspek kehidupan. Komunikasi yang akan dibicarakan adalah
komunikasi kantor yakni komunikasi yang terjadi dan berlangsung dalam kantor,
atau ada yang menyebut dengan istilah tata hubungan kantor (Office
comunitation).
Kegiatan
komunikasi pada prinsipnya adalah aktivitas pertukaran ide atau gagasan.
Secara sederhana, kegiatan komunikasi dipahami sebagai kegiatan
penyampaian dan penerimaan pesan atau ide dari satu pihak ke pihak lain, dengan
tujuan untuk mencapai kesamaan pandangan atas ide yang dipertukarkan tersebut.
Dalam kehidupan nyata mungkin ada yang menyampaikan pesan/ ide; ada
yang menerima atau mendengarkan pesan; ada pesan itu sendiri; ada media dan
tentu ada respon berupa tanggapan terhadap pesan. Secara ideal, tujuan
komunikasi bisa menghasilkan kesepakatan-kesepakatan bersama terhadap ide atau
pesan yang disampaikan.
BAB II
Pembahasan
1. Komunikasi
Pengertian komunikasi menurut Bovee adalah sebagai proses mengirim dan
menerima pesan, dan dikatakan efektif apabila pesan tersebut dapat dimengerti
dan menstimulasi tindakan atau mendorong orang lain untuk bertindak sesuai
pesan tersebut. Adapun Robbine mendefinisikannya sebagai proses pemindahan data
dan memahami makna yang dimaksudkan.
Komunikasi adalah salah satu kunci penting
dalam berorganisasi sehingga mencapai tujuan adalah tergantung terhadap
kemampuan pegawai dan manajer untuk berkomunikasi secara efektif dengan
stakeholders yang lain. [1]
2. Proses Komunikasi
Komunikasi biasanya terjadi secara terencana dan berkesinambungan.
Komunikasi merupakan proses yang dinamis dan timbal balik yang dapat
digambarkan sebagai berikut:
a) Pengirim mempunyai ide dan berkeinginan untuk
membaginya.
b) Pengirim menyandikan ide dengan memutuskan
bentuk pesan (tulisan, ekspresi wajah, isyarat gerak), panjang, organisasi,
nada dan tipe yang semuanya tergantung pada ide, audiens, pembawaan diri maupun
mood pengirim.
c) Pengirim mengirimkan pesan dengan memilih
jalur komunikasi (verbal dan nonverbal, tergantung pada pesan, lokasi audiens,
kebutuhan akan kecepatan diterima, dan formalitas yang dibutuhkan.
d) Penerimaan mendapatkan pesan, agar komunukasi
terjadi, penerimaan harus mendapatkan pesan, jika kita mengirimkan suratnya
terlebih dahulu dan lain sebagainnya.
e) Penerimaan menguraikan pesan, dengan memahami pesan
yang disampaikan dan menyimpannyadi pikirannya. Jika mereka telah memahami
dengan benar pesan yang disampaikan, dengan arti yang sama sesuai dengan yang
dimaksud pengirim.
f) Penerima mendapatkan feedback yang
memungkinkan pengirim mengevaluasi efektivitas dan pesan (komunikasi yang telah
dilakukan. Ika mereka belum mengerti, kita harus menjelaskan hingga mengerti).
3. Fungsi Komunikasi terhadap Administrasi Kantor
a. Fungsi kontrol, setiap organisasi mempunyai
hieirarki dengan wewenang yang menyertainya.komunikasi formal dapat dilakukan
untuk mengontrol karyawan dengan menyanyakan ulang deskripsi pekerjaanya,
kepada siapa melaporka hasil pekerjaanya, dan hal-hal yang membutuhkan
komunikasi dengan atasan mereka. Komunikasi informal juga dapat mengontrol
prilaku karyawan, misalnya jika salah satu karyawan bekerja terlalu lambat,
teman yang lain akan mengomunikasikan ketidakpuasan mereka dengan menjauh
ataupun mengejek bahwa yang bersangkutan sangat lambat.
b. Fungsi Motivasi, fungsi ini biasanya dilakukan
melalui pemberian feedback kepada bawahan mengenai apa yang telah mereka
lakukan, senaik apa mereka mengerjakannya, dan apa yang sebaiknya dilakukan
untuk menigkatkan kinerjanya.
c. Fungsi Emosi, salah satu tujuan bekerja adalah
berinteraksi sosial. Salah satu interaksi sosial tersebut adalah komunikasi di
mana masing-masing anggota organisasi dapat mengekspresikan emosi yang negatif,
misalnya frustasi atau tidak puas dengan pekerjaan yang dikerjakannya selama
ini kepada teman sekerja.
d. Fungsi Informasi, fungsi ini perhubungan
dengan memperlancar pengambilan keputusan yang dapat dilakukan oleh pihak
manajemen. Dengan mentrasfer data dan alternatif piliha yang ada, individu atau
organisasi akan dengan mudah mengambil keputusan.[2]
Dari keempat fungsi tersebut di atas, tidak ada fungsi lain yang lebih
penting dari yang lain. Setiap proses komunikasi yang terjadi di dalam
organisasi akan melibatkan lebih dari satu fungsi yang ada.
4. Kominikasi yang efektif.
Bentuk dasar komunikasi adalah komunikasi nonverbal yang merupakan proses
komunikasi tanpa kata, berupa semua isyarat, gerak tubuh, ekspresi wajah,
hubungan yang renggang, dan sikap terhadap waktu yang tersedia ketika
berkomunikasi tanpa kata, kata lain, aksi lebih penting dibandingkan kata-kata.
Bentuk kedua adalah komunikasi verbal berupa kata-kata yang disusun agar
memiliki arti. Untuk menciptakan kata-kata tentunya dibutuhkan aturan-aturan
dan meletakkan potongan-potongan kalimat yang sesuia pada tempatnya. Setelah
itu baru kita kirim dalam bentuk tulisan atau perkataan.
Komunikasi nonverbal berbeda dengan verbal, yaitu tidak terstruktur,
sehingga agak sulit untuk mempelajarinya karena dari satu budaya ke budaya
lainnya dapat berbeda dalam menginterpretasikannya. Yang kedua komunikasi
nonverbal berlangsung spontan dan tanpa ungkapan, misalnya jika kita marah,
maka alis kita akan segera tertarik keatas untuk menyediakan ruang bagi bola
mata utnuk membelalak.
Bentuk yang ketiga adalah komunikasi tulisan. Dapat berupa memo, surat,
e-mail, faksimilie, buletin, dan lain sebagainya yang ditransfer melalui
tulisan atau simbol pada sebuah media. Menurut Robbins (2003). Jenis komunikasi
ini digunakan karena berwujud dan dapat diverifikasi di pengadilan maupun
sebagai bukti administrasi keuangan. Pada umumnya, pihak pengirim dan penerima mempunya
arsip yang dapat disimpan untuk jangka waktu tertentu.
Asas komunikasi, agar dapat berkomunikasi dengan secara efektif adalah
komunikasi berlangsung antara pikiran seseorang dengan pikiran orang lain.
Orang hanya bisa memahami tentang sesuatu hal jika menghubungkannya dengan hal
lain yang telah dimengerti. Orang yang melakukan komunikasi mempunyai suatu
kewajiban untuk membuat dirinya dimengerti. Dan orang yang tidak paham dalam
menerima pesan mempunyai suatu kewajiban untuk meminta penjelasan.[3]
Ciri-ciri Pesan yang Efektif
a. Menyediakan informasi yang praktis, dengan
menerangkan bagaimana mengerjakan sesuatu, menjelaskan mengapa perubahan
dilakukan, memberikan solusi terhadap masalah, mendiskusikan status sebuah
proyek, dan lain-lain.
b. Memberikan fakta dibandingkan kesan, dengan
menggunakan bahasa yang konkret dan menjelaskan secara detail yang dimaksud.
Informasi harus jelas, meyakinkan, akurat, dan etis
c. Menyatakan tanggung jawab secara jelas, dengan
menjelaskan apa yang kita harapkan atau apa yang dapat kita lakukan, karena
pesan kita hanya ditujukan pada orang-orang tertentu saja.
d. Mengklarifikasi dengan menyingkat informasi,
dengan menggunkan tabel, bagan, foto, maupun diagram yang menjelaskan pesan
yang dimaksud.
e. Membujuk dan menyediakan rekomendasai,
biasanya pesan yang disampaikan adalah membujuk pegawai untuk melakukan sesuatu
atau pelanggan untuk memanfaatkan layanan yang kita tawarkan dengan menjelaskan
manfaat yang akan mereka peroleh.
5. Tantangan Komunikasi pada Masa Kini
a. Perkembangan teknologi, internet, handphone
dan lain-lainnya merevolusi cara bagaimana orang berkomunikasi serta
meningkatkan kecepatan maupun frekuensi berkomunikasi. Durasi waktupun bukan
masalah , karena komunukasi dbisa dilakukan dalam 24 jam setiap hari baik
dirumah, mobil, dan bandara, tidak hanya di kantor sebagaimana dulu.
Perkembangna tersebut menuntut pegawai untuk lebih efektif dan efisien dalam
berkomunikasi.
b. Globalisasi dan perbedaan budaya antar
pegawai, semakin banyak bisnis beroperasi lintas batas suatu negara dan
berkompetisi dalam skala global. Hal ini membutuhkan pemahaman tentang hukum,
budaya maupun praktek bisnis dari semua negara dan mampu berkomunukasi dengan
menggunakan bahasa yang berbeda. Bahkan seluruh dunia telah menggunakan bahasa inggris sebagai
bahasa kedua di negaranya.
c.
Organisasi yang berbasis tim, pengambilan keputusan tidak
hanya monopoli para manajer karena rentang operasi perusahaan yang semakin luas
seiring denga globalisasi. Hal ini diantisipasi dengan dibentuknya organisasi berbasis
tim yang bekerja bersama mencapai tujuan perusahaan dengan mengurangi hierarki
yang menghambat pengambilan keputusan cepat. Walaupun banyak manfaat yang
didapatkan, anggota tim yang berasal dri departemen yang berbeda dengan latar
belakang budaya yang berbeda tentunya akan sulit menciptakan iklim
berkomunikasi yang baik tanpa kita mampu untuk mendengar dan memahami satu sama
lain.
6. Komunikasi dalam Organisasi
Baik organisasi besar ataupu kecil, sharing informasi
merupakan bagian dari dunia bisnis yang mengikat satu sama lain. Jika kita
masuk suatu orgnisaasi, kita sednag memasuki rantai informasi. Apakah sebagai
manajer atau pegawai biasa, kita mempunyai informasi yang dibutuhkan orang lain
untuk melaksanakan tugas masing-masing. Dalam kenyataanya, komunikasi ibarat
aliran darah suatu organisasi, baik berupa komunikasi internal atau eksternal
dalam bentuk komunikasi formal atau informal.
a.
Komunikasi Internal
Merupakan bentuk pertukaran informasi dan ide
di dalam organisasi sebagai pegawai. Mengetahui keadaan dilapangan yang
menyebabkan penjualan perusahaan menurun. Informasi inilah yang dibutuhkan
sypervisor atau manajer kita
b.
Komunikasi Eksternal
Dilakukan untuk membawa informasi masuk atau
keluar dar organisasi guna mencapai tujuan organisasi, dan biasanya dilakukan
dengan pelanggan maupun masyarakat yang berhubungan dengan perusahaan. Misanya,
melakukan korespondensi, melaporkan kinerja perusahaan kepada masyarakat (jika
termasuk perusahaan terbuka) melakukan kegiatan sosial, dan lain-lain.
7. Hambatan Komunukasi dan Kiat Menghindarinya
Menurut Robbins ada 4 hambatan komunukasi yang akan mempengaruhi kualitas
komunikasi yang kita lakukan.
a)
Perbedaan bahasa dan presepsi,
b)
Gangguan komunikasi
c)
Overlood informasi
d)
Penyaringan yang tidak tepat
Dari beberapa hambatan tersebut, ada beberapa kiat yang dapat dilakukan
untuk meminimalisir dampak ambatan tersebut. Antara lain adalah:
a)
Melakukan pendekatan yang berpusat pada audiens, hal
utama yang harus dilakukan dalam berkomunikasi adalah memfokuskan diri pada
audiens yang akan dituju. Dengan melakukan ini, komunikasi yang dilakukan dapat
dipastikan efektif, karena kita akan berusaha menyajikan pesan atau informasi
lebih berarti pada sisi penerimaan untuk mendapatkan feedback yang diharapkan
atas terjadinya komunikasi.
b)
Mengembangkan iklim komunikasi yang terbuka, dengan cara
mengimplementasikan debirokratisasi organisasi, dengan mengurangi level pada
struktur organisasi. Semakin sedikit hubungan dalam rantai komunikasi, semakin
kecil salah pengertian yang akan terjadi. Dengan kata lain, struktur yang datar
dan rentang kendali yang lebar semakin kecil kemungkinan terjadinya distorsi
pesan dibandingkan struktur yang tinggi dan rentang kendali yang sempit.
Walaupun struktur datar tidak selalu lebih baik, namun tren selama ini
menunjukkan bahwa struktur tersebut cukup efektif dan efisien dalam upaya
menghemat biaya, meningkatkan produktifitas, dan lebih mendekati pelanggan.
c)
Komitmen untuk berkomitmen secara etis, komit pada
komunikasi yang etis dan sesuai dengan norma yang berlaku akan membuat lebih
mudah berkomunikasi dengan orang lain. Orang yang tidak eits biasanya egois dan
tidak peduli salah atau benar, serta menghalalkan segala cara untuk mencapai
hasil akhir. Orang yang etis pada umumnya dapat dipercaya, adil dan tidak
memihak, menghargai hak orang lain dan memperhatikan dampak tindakan mereka
terhadap masyarakat.
d)
Menggunakan pesan yang singkat dan efektif, konsep 4 W
(what, why, how and when) dapat diterapkan untuk berkomunikasi. Informasi apa
yang akan disampaikan. Mengapa harus menyampaikannya, bagaimana akan
menyampaikannya akan menentukan tingkat keberhasilan komunikasi yangf akan
dilakukan.
Knowledge Management ( Pengetahuan Manajemen)
Pengetahuan manajemen (KM) terdiri dari berbagai strategi dan
praktek yang digunakan dalam suatu organisasi untuk mengidentifikasi,
menciptakan, mewakili, mendistribusikan, dan memungkinkan penerapan wawasan dan pengalaman . Seperti wawasan dan pengalaman terdiri dari pengetahuan , baik yang terkandung dalam individu atau tertanam dalam
organisasi sebagai proses atau praktik.
Pengetahuan upaya manajemen biasanya berfokus pada organisasi tujuan seperti
meningkatkan kinerja, keunggulan
kompetitif , inovasi, berbagi pelajaran,
integrasi dan perbaikan
terus-menerus organisasi. KM
upaya tumpang tindih dengan pembelajaran
organisasi , dan dapat dibedakan dari bahwa
dengan fokus yang lebih besar pada pengelolaan pengetahuan sebagai aset
strategis dan fokus pada mendorong berbagi pengetahuan.[4]
Dimensi
Berbeda kerangka kerja untuk membedakan antara 'jenis' yang berbeda pengetahuan
ada. Salah satu kerangka yang diusulkan untuk mengelompokkan dimensi pengetahuan membedakan antara pengetahuan tacit dan pengetahuan eksplisit . Pengetahuan tacit merupakan pengetahuan diinternalisasi
bahwa seseorang mungkin tidak menyadarinya, seperti bagaimana ia menyelesaikan
tugas-tugas tertentu. Pada ujung spektrum, pengetahuan eksplisit merupakan
pengetahuan bahwa individu memegang sadar dalam fokus mental, dalam bentuk yang
dapat dengan mudah dikomunikasikan kepada orang lain.[5]Demikian
pula, Hayes dan Walsham (2003) menggambarkan perspektif konten dan relasional
pengetahuan dan manajemen pengetahuan sebagai dua perspektif epistemologis
berbeda secara fundamental. Perspektif konten menunjukkan pengetahuan yang
mudah disimpan karena mungkin dikodifikasikan, sedangkan perspektif relasional
mengakui aspek kontekstual dan relasional pengetahuan yang dapat membuat sulit
untuk berbagi pengetahuan di luar lokasi tertentu di mana pengetahuan ini
dikembangkan.
Strategi
Pengetahuan dapat diakses pada tiga tahap: sebelum, selama,
atau setelah KM kegiatan yang berhubungan. Organisasi yang berbeda telah
mencoba menangkap pengetahuan berbagai insentif , termasuk membuat pengajuan konten
wajib dan memasukkan hadiah ke pengukuran kinerja rencana. Ada kontroversi mengenai apakah insentif kerja
atau tidak dalam bidang ini dan tidak ada konsensus yang telah muncul.
Salah satu strategi untuk KM melibatkan secara aktif
mengelola pengetahuan (strategi push). Dalam sebuah contoh, individu berusaha
untuk secara eksplisit mengkodekan pengetahuan mereka ke dalam repositori pengetahuan
bersama, seperti basis
data , serta pengetahuan mereka perlu
mengambil yang orang lain berikan kepada repositori. [12] Hal ini juga dikenal sebagai
Kodifikasi yang pendekatan KM.
Strategi lain untuk KM melibatkan individu membuat
permintaan pengetahuan para ahli yang terkait dengan topik tertentu secara ad
hoc (pull strategi). Dalam sebuah contoh, individu ahli dapat memberikan mereka
wawasan kepada orang tertentu atau orang
yang membutuhkan ini ).[6]
Hal ini juga sering dikenal sebagai pendekatan Personalisasi ke KM.
Pengertian Manajer
Pengetahuan
"Manajer
Pengetahuan" adalah peran dan sebutan yang telah mendapatkan popularitas
selama dekade terakhir. Peran telah berkembang secara drastis dari yang satu
melibatkan penciptaan dan pemeliharaan pengetahuan repositori ke salah satu
yang melibatkan mempengaruhi budaya sebuah organisasi terhadap berbagi
pengetahuan ditingkatkan, penggunaan kembali, pembelajaran, kolaborasi dan inovasi.
Pengetahuan fungsi manajemen yang terkait dengan departemen yang berbeda dalam
organisasi yang berbeda. Ini dapat dikombinasikan dengan Kualitas, Penjualan,
SDM, Inovasi, Operasional dll dan mungkin akan ditentukan oleh motivasi KM dari
organisasi tertentu.
Pengetahuan
manajer telah bervariasi mulai dari latar belakang Ilmu Informasi untuk Bisnis
Manajemen. Seorang manajer pengetahuan yang efektif kemungkinan akan menjadi
seseorang yang memiliki portofolio keterampilan fleksibel dan nyaman dengan konsep-konsep
teknologi perilaku / budaya, proses, branding dan pemasaran dan kolaboratif
organisasi.
Manfaat & Isu manajemen
pengetahuan
Beberapa
keuntungan diklaim untuk sistem KM adalah:
- Berbagi informasi organisasi berharga di seluruh hirarki organisasi.
- Dapat menghindari re-inventing the wheel, mengurangi kerja berlebihan.
- Dapat mengurangi waktu pelatihan bagi karyawan baru
- Retensi Kekayaan Intelektual setelah karyawan meninggalkan jika pengetahuan tersebut dapat dikodifikasi.
- manajemen waktu
Berbagi Pengetahuan tetap merupakan masalah yang menantang untuk manajemen
pengetahuan, dan sementara tidak ada kesepakatan yang jelas hambatan dapat
mencakup masalah waktu untuk pekerjaan pengetahuan, tingkat kepercayaan,
kurangnya teknologi dukungan yang efektif dan budaya .[7]
BAB III
Penutup
Kesimpulan
Komunukasi adalah sebagai proses mengirim dan
menerima pesan dan dikatakan efektif apabila pesan tersebut dapat dimengerti
dan menstimulasi tindakan atau dorongan untuk bertindak sesuai dengan pesan.
Atau sebagai proses pemindahandata dan memahami makna yang dimaksudkan.
Proses komunikasi merupakan proses yang
dinamis dan timbalbalik yang dapat digambarkan adalah pengirim mempunyai ide,
setelah itu pengirim menyandikan ide, pengirim mempunyai pesan, tahap
selanjutnya penerima mengirim pesan, penerima menguraikan pesan dan penerima
menerima pesan.
Fungsi komunikasi adalah fungsi kontrol,
fungsi motivasi, fungsi emosi dan fungsi informasi. Dari fungsi keempat
tersebut, tidak ada fungsi yang lebih penting dari yang lain. Setiap proses
komunikasi yang terjadi di dalam organisasi akan melibatkan lebih dari satu
fungsi yang ada.
Ciri-ciri pesan yang efektif adalah menyediakan
informasi yang praktis, memberikan fakta dibandingkan kesan, mengklarifikasi
dan menyingkat informasi serta membujuk dan menyediakan rekomendasi.
Di zaman globalisasi seperti sekarang ini,
pastinya begitu banyak tantangan komunikasi dalam dunia kerja.perkembangan
teknologi salah satu dari tantangan komunikasi, globalisasi danperbedaan budaya
antar pegawai serta organisasi yang berbasis tim.
Dalam dunia organisaasi tentunya sangat
penting komunikasi karena ibarat aliran darah organisasi itu yakni komunikasi,
baik berupa komunikasi internal atau eksternal dalam bentuk komunukasi formal
atau informal. Komunikasi internal adalah pertukaran ide didalam norganisasi
sedangkan komunikasi eksternal dilakukan untuk membawa informasi masuk atau
keluar dari organisasi guna mencapai tujuan organisasi.
Adapun hambatan dalam komunikasi adalah
perbedaan bahasa dan presepsi, gangguan komunikasi, overlood informasi dan
penyaringan yang tidak tepat. Ada beberapa kiat untuk meminimalisir hambatan
tersebut, yaitu melakukan pendekatan yang berpusat pada audiens, mengembangkan
iklim komunikasi yang terbuka, komitmen untuk berkomunikasi secara etis serta
menggunakan pesan singkat dan efektif.
Pengetahuan manajemen (KM) terdiri dari berbagai strategi dan
praktek yang digunakan dalam suatu organisasi untuk mengidentifikasi,
menciptakan, mewakili, mendistribusikan, dan memungkinkan penerapan wawasan dan pengalaman .
Manajer Pengetahuan adalah peran
dan sebutan yang telah mendapatkan popularitas selama dekade terakhir. Peran
telah berkembang secara drastis dari yang satu melibatkan penciptaan dan
pemeliharaan pengetahuan repositori ke salah satu yang melibatkan mempengaruhi
budaya sebuah organisasi terhadap berbagi pengetahuan ditingkatkan, penggunaan
kembali, pembelajaran, kolaborasi dan inovasi.
DAFTAR PUSTAKA
Berger, L.A. 1994. Changen Management.
Chicago:Irwin
Robbins, S. 1990. Organization Theory:
Structure, Design, Application. NY: Prentice-Hall
Sukoco, Badri M. 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Surabaya:
Erlangga.
s Snowden, Dave . (2002) "Kompleks Kisah Mengetahui - Paradox dan Kesadaran Diri
Deskriptif" . Jurnal
Manajemen Pengetahuan , Edisi Khusus 6 (2):
